初めて人を雇うときの手続きと注意点

こんにちは。カフェでほっと一息つくように、ビジネスの悩みもじっくり相談できたら…そんな思いで「暮らしとお金のカフェ」を運営している編集チームです。

今回のテーマは、多くの事業主さんが迎える大きなターニングポイント「初めて人を雇う瞬間」について。個人事業主から従業員を持つ事業主へと進化するとき、何をどうすればいいのか…わからないことばかりですよね。この記事では、採用から雇用契約、各種手続きまで、実際に必要な流れを整理してお伝えします。

初めての採用で変わること｜会社の責任はぐっと増えます

人を雇うということは、その人の人生に関わる重大な決断です。それと同時に、事業主としての責任もぐっと増えます。

具体的には、以下のような負担が増えることを理解しておきましょう：

• 給与計算・納税義務…毎月の給与計算、所得税や社会保険料の天引き、納付
• 労務管理…労働条件の提示、就業規則の整備、勤務時間管理
• 社会保険…健康保険、厚生年金、雇用保険の加入手続き
• 税務申告…給与支払報告書や源泉徴収票の作成・提出

個人事業主のときは「自分のペース」で仕事をしていたかもしれませんが、従業員がいると「その人の生活を支える責任」が生まれます。だからこそ、最初の一歩を正確に踏み出すことが大切なんです。

PR・広告

シンレンタルサーバーでビジネスサイト・ECサイトを開設

WordPressやサイト運営に使えるレンタルサーバー。最新料金・機能は公式で確認できます。

👉 シンレンタルサーバーを見る

採用前に決めておくべき5つのポイント

人材募集を始める前に、事業主自身がしっかり整理しておくべきことがあります。これを曖昧なまま進めると、後々のトラブルの種になります。

ポイント1｜雇用形態を明確にする

まず決めるべきは「その人をどんな立場で雇うのか」ということです。

多くの小さなビジネスでは「最初の1名目は正社員で」と考える傾向がありますが、事業の成長段階によっては契約社員やパートタイマーから始める選択肢もあります。

ポイント2｜給与と待遇の決定

「月額いくら」「交通費は？」「ボーナスは？」といった条件を決めます。

最低限以下を決めておきましょう：

1. 基本給 …職種・経験年数から相場を調べて決定
2. 交通費 …支給するか、上限はいくらか
3. その他手当 …扶養手当、資格手当など必要に応じて
4. 休日・休暇 …週休何日、有給休暇の日数
5. 勤務時間 …1日何時間、始業・終業時刻

給与の相場は、ハローワークの求人情報や民間の給与相場調査サイトで確認できます。相場より著しく低い給与は求人が集まらず、高すぎると事業の採算が合いません。バランスを取ることが重要です。

ポイント3｜職務内容と期待値を文字化する

「営業担当」「経理事務」など、曖昧な表現ではなく、具体的な業務内容を書き出しておきます。

例えば「営業担当」なら：

• 既存顧客への訪問営業（月20社以上）
• 提案資料の作成
• 売上記録の入力
• 月1回の営業会議での報告

このように細かく書くことで、採用面接でのすり合わせもスムーズになり、入社後のトラブルも減ります。

ポイント4｜必要な資格・スキルの確認

誰でもいいわけではなく、最低限必要な資格やスキルを明確にしておくと、募集や選考がぐっと楽になります。

例：

• 普通自動車免許（必須）
• 日商簿記3級以上（歓迎）
• 英語でのメール対応可能（なると有利）

ポイル5｜採用予算と採用方法の決定

採用にはコストがかかります。費用と効果のバランスを考えましょう。

採用決定後｜最初の手続きリスト

「この人と働きたい！」という人が決まったら、雇用契約書の作成と各種手続きが始まります。

雇用契約書の作成

これが最も大切です。口頭での約束は後でトラブルの元。必ず書面を作成し、双方が署名・押印しておきましょう。

雇用契約書に記載すべき項目：

• 雇用期間（いつからいつまで、または無期限）
• 業務内容
• 勤務時間・休日
• 給与（基本給、手当、支払い方法、支払日）
• 退職条件・解雇条件
• 社会保険加入の有無
• 損害賠償や守秘義務などの特約

雇用契約書の書式は、各都道府県の労働局ホームページからダウンロードできるテンプレートを参考にしてOK。弁護士に相談する必要はなく、テンプレートを自社の条件に合わせてカスタマイズするだけで大丈夫です。

入社前にやること（2週間前までに）

1. 就業規則の準備

   • 従業員が10人以上の場合は、労働基準監督署への届け出が法律で義務
   • 10人未満なら努力義務だが、トラブル防止のため作成推奨

2. 給与口座の確認

   • 給与をいつから支払うのか、銀行口座を確認

3. 社会保険の事前準備

   • 健康保険・厚生年金の加入書類を準備（入社時に記入してもらう）

入社当日と初月｜社会保険・税務手続きの進め方

入社が決まったら、以下の手続きを進めます。これは法律で定められた義務なので、必ず期限内に完了させてください。

社会保険の加入手続き

従業員が1人でも増えると、以下の保険加入義務が生じます：

健康保険と厚生年金保険

• 対象：正社員、および週30時間以上の労働者
• 手続き先：年金事務所
• 提出書類：「被保険者資格取得届」
• 期限：入社日から5日以内

雇用保険

• 対象：正社員、パートタイマー（1週間20時間以上なら加入）
• 手続き先：ハローワーク
• 提出書類：「雇用保険被保険者資格取得届」
• 期限：翌月10日まで

税務署への届け出

従業員に給与を支払う場合、税務署に「給与支払事業者」として届け出が必要です。

提出書類：「給与支払事務所等の開設届出書」 提出先：住所地の税務署 期限：開設から1ヶ月以内

この届け出をしないと、給与支払い時に天引きできる源泉所得税の額が変わり、後年の税務調査でトラブルになることもあります。

初月の給与計算

初めての給与計算は、計算間違いがないよう細心の注意を。

基本的な流れ：

1. 勤務日数・時間の確認 …初月は日割りになることがほとんど
2. 税額の計算 …所得税と住民税を計算
3. 社会保険料の控除 …健康保険・厚生年金・雇用保険を天引き
4. 給与振込 …指定の銀行口座に振込

給与計算の例（月給20万円の正社員が15日入社の場合）

• 基本給：20万円 × 15日÷30日 = 10万円
• 所得税：約5,000円（初回は多めに）
• 健康保険料：約5,000円
• 厚生年金保険料：約8,000円
• 雇用保険料：約500円
• 実際の振込額：約81,500円

給与計算が複雑に感じる場合は、クラウド給与計算ソフト（月額1,000～3,000円程度）の利用もおすすめです。

よくある失敗と対策｜経験者が犯す罪

多くの事業主が、初めての採用で同じミスを繰り返します。あらかじめ知っておくだけで、トラブルを防げます。

失敗1｜雇用契約書を作らなかった

「口頭で約束したから大丈夫」は大間違い。後で「給与の額が違う」「休日の約束が違う」というトラブルになると、書面がないと対応が難しくなります。

対策：入社初日に雇用契約書を交わす。双方に1部ずつ保管する。

失敗2｜社会保険の手続きを忘れた

「大した事業じゃないから」と手続きをサボると、数年後に労働基準監督署から是正勧告を受け、過去分の保険料を一括請求される可能性があります。その金額は数十万円～数百万円に及ぶことも。

対策：入社日から5日以内に年金事務所に届け出。チェックリストを作って管理する。

失敗3｜給与計算を正確にしなかった

税金や保険料の計算を間違えると、従業員が損をします。信頼関係が一気に崩れます。

対策：給与計算ソフトを使う。初回は社会保険労務士に相談する。

失敗4｜就業規則を作らず、ルールが曖昧

「残業代は？」「休みの日は？」といったルールが曖昧だと、従業員との間にもめ事が生じます。特に事業が成長してきたとき、複数の従業員がいると「Aさんにはこう言った、Bさんには違う条件」という状況が生まれやすくなります。

対策：最初から就業規則を作成し、従業員に配布。

人を雇うコストを正確に理解する

給与が月20万円だからといって、事業主の負担は月20万円ではありません。以下の費用がすべて上乗せされます。

つまり、月給20万円の従業員1人を雇うには、月額約23万円の経営負担が必要ということです。この費用を見込んだ上で、採用を決断する必要があります。

まとめ

初めて人を雇うのは、事業主として大きな決断です。責任も増えますが、同時に事業の幅も広がります。

重要なポイントをもう一度整理すると：

• 採用前：雇用形態、給与、職務内容、必要スキルを明確にする
• 採用決定後：雇用契約書を作成し、社会保険・税務手続きを期限内に完了させる
• 初月：給与計算を正確に行い、従業員の信頼を勝ち取る
• 継続：就業規則や給与計算ルールを整備し、透明性を保つ

「なんだか大変そう…」と感じるかもしれませんが、これらはすべて「従業員を守るため」「自分の事業を守るため」のプロセスです。最初の一歩を正確に踏み出すことで、長く一緒に働ける信頼関係が築けます。

わからないことがあれば、年金事務所やハローワーク、社会保険労務士に相談するのも手です。1時間の無料相談で、その後の手続きがぐっと楽になることもありますよ。

あなたの事業が次のステップへ進むこと、心から応援しています。