報告書・提案書を2倍速で書くためのフレームワーク

こんにちは、暮らしとお金のカフェへようこそ。報告書や提案書の作成に時間がかかりすぎて、残業が増えてしまう…そんなお悩みはありませんか？

文章を書くのが遅い人の多くは、「書き方が悪い」のではなく「書く前の準備が足りない」のです。今日は、書く時間を半分以下にする準備のフレームワークをご紹介します。

文章作成に時間がかかる本当の理由

遅い人と速い人の違いは、実は「書く速さ」ではありません。

ポイントは、「構成（設計）」と「執筆」を分けることです。

フレームワーク1：PREP法で構成を30分で作る

ビジネス文書の基本構成は「PREP法」です。

• P（Point）：結論・主張
• R（Reason）：理由・根拠
• E（Example）：具体例・データ
• P（Point）：結論を繰り返す

例えば「新しいシステムの導入を提案する」文書であれば：

【結論】新規顧客管理システムの導入を提案します。
【理由】現行システムでは月10件の顧客情報漏れが発生しており、
　　　　年間50万円の損失と顧客信頼の低下を招いています。
【例】競合他社A社は同様のシステム導入後、
　　　顧客満足度が23%向上、売上が15%増加しています。
【再結論】以上より、費用対効果の観点からも早期導入を推奨します。

このPREP構成を先に作ってから文章を肉付けするだけで、執筆速度は大幅に上がります。

フレームワーク2：3分で書ける「マインドダンプ」

書き始める前に3分間タイマーを設定して、頭にある情報をすべて箇条書きで書き出します（マインドダンプ）。

良い文章を書こうとせず、思いついたことを何でも書き出すのがポイントです。

• 言いたいことは何か
• 読み手に伝えたい数字やデータは
• 問題・課題は何か
• 解決策の候補は

このあとに、書き出した内容をPREP法の型に当てはめれば、自然と構成ができあがります。

フレームワーク3：「書かない」選択肢を検討する

報告書・提案書を速く書く最高の方法は「必要な情報だけ書く」ことです。

ビジネス文書を書く前に考えるべき3つの質問：

1. この文書で読み手に何をしてほしいか（承認・実行・参考）
2. 読み手はどの程度の情報を必要としているか（詳細不要なら要約のみ）
3. 口頭説明で代替できないか（A4一枚＋口頭説明が最速のケースも多い）

長い文章が良い文章とは限りません。読み手が求める情報を、最小限の言葉で伝えることが最上の文書です。

速書きのための実践テンプレート

繰り返し作成する報告書があるなら、テンプレートを作成することで執筆時間を最大70%短縮できます。

週次報告書テンプレート例

このテンプレートに数字と事実を埋めるだけで、報告書が10分以内に完成します。

まとめ

• 文章が遅い原因は「書きながら考える」こと——書く前に構成を完成させる
• PREP法（結論→理由→例→結論）を先に作ってから文章を肉付けする
• 3分間のマインドダンプで頭を整理してから書き始める
• 読み手が必要な情報だけを書く「引き算の発想」が速さの秘訣
• 繰り返す報告書はテンプレート化して執筆時間を70%短縮する

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