仕事の優先順位をつけて「断る勇気」を身につける

こんにちは、暮らしとお金のカフェへようこそ。「頼まれると断れない」「気がつくと自分のやりたい仕事が後回しになっている」そんな経験はありませんか？

「断ること」に対して日本人は特に罪悪感を覚えやすいですが、適切に断ることは「わがまま」ではなく「自分と相手の仕事を守る行為」です。今日は優先順位のつけ方と、上手な断り方をご紹介します。

「断れない人」が抱えるリスク

断れない人が陥りやすい状況を整理しましょう。

断ることは「自分を守る」だけでなく「依頼した相手のためにもなる」ことを理解することが大切です。なぜなら、能力の限界を超えた仕事を受けることは、結果的に相手に不誠実になるからです。

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仕事の依頼を受けたとき、次の3段階で評価します。

段階1：自分しかできないか？ 「自分でなければできない仕事」なのか、「誰でもできる仕事」なのかを判断します。

段階2：組織の目標に貢献するか？ その仕事は自分の・チームの・会社の目標達成に繋がるか？

段階3：今やる必要があるか？ 緊急性はあるか？後回しにしても問題ないか？

この3段階で「イエス・イエス・イエス」が揃ったものを優先します。

断るときは「感謝→理由→代替案」の3点セットで伝えることが基本です。

パターン1：優先度を説明して断る

「ありがとうございます。今週は〇〇のプロジェクトで
手が一杯で、ご期待に応えられる品質で取り組めそうに
ありません。〇日以降であれば対応できますが、いかがでしょうか？」

パターン2：代替案を提示して断る

「お声がけいただきありがとうございます。
私は今手が離せない状況ですが、〇〇さんがこの件に
詳しいので、お声がけしてみてはいかがでしょう？」

パターン3：期限を交渉して断らない（期限調整型）

「ぜひ取り組みたいです。ただ今週中は難しく、
〇月〇日であれば対応できます。
それでも構いませんか？」

パターン4：上司を使って断る（スコープアウト型）

「ご依頼ありがとうございます。上司の〇〇から
今週は〇〇を最優先にするよう指示を受けており、
まずその確認をとってからご返答させていただけますか？」

考え方1：自分のキャパを守ることは、既存の依頼主への責任 すでに引き受けている仕事をベストパフォーマンスで行うために、新しい仕事を断ることは誠実な行為です。

考え方2：「いいえ」は「自分の時間・エネルギー・価値観へのイエス」 何かを断ることで、より重要なことに「イエス」を言えるようになります。

考え方3：断ることで相手の自立を助けることもある 「あなたがいないとできない」という状況を作ることが、相手の成長を妨げているケースもあります。

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