ショートカットアプリで日常業務を自動化する3つの事例

こんにちは、暮らしとお金のカフェへようこそ。

「毎日同じ作業を繰り返している」「この操作、なんとか自動化できないかな」と感じたことはありませんか？ プログラミングの知識がなくても、iOSの「ショートカット」アプリやWindowsの「Power Automate Desktop」を使えば、日常の繰り返し作業を自動化できます。今回は初心者でも実践しやすい3つの事例を紹介します。

自動化が特に効果的な作業の条件

自動化する作業を選ぶときは、以下の条件に当てはまるものを優先しましょう。

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事例1：iPhoneのショートカットで「退勤通知」を自動化

会社を出るときにGPS（位置情報）を使って「退勤連絡メッセージ」を自動送信するショートカットを作れます。

設定手順：

1. iPhoneの「ショートカット」アプリを開く
2. 「オートメーション」→「個人用オートメーション」→「到着/出発」
3. 場所に会社の場所を設定し、「退出時」を選択
4. アクションに「Lineへのメッセージ送信」または「メール送信」を追加
5. 文章を「今から帰ります。〇時頃到着予定です。」のように設定

一度設定すると、会社を出るたびに自動でメッセージが送られます。テキストに現在時刻を動的に入れることも可能です。

事例2：MacのショートカットでPDF→クラウドへの保存を自動化

スキャンしたPDFや受け取ったファイルを、特定のフォルダに保存するだけでクラウドに自動整理されるフローを作れます。

MacのAutomatorまたはショートカットを使う例：

1. 「フォルダアクション設定」を使い、「Downloadsフォルダ」を監視
2. PDFが追加されたとき→「名前を変更（日付+ファイル名）」→「iCloud Driveの特定フォルダへ移動」のフローを作る
3. 受け取ったPDFをDownloadsに保存するだけで、自動的に整理されて保存される

事例3：Windows Power Automate Desktopで「Excelレポート作成」を半自動化

毎週同じ形式のExcelレポートを作っている場合、Power Automate Desktop（PAD）を使うとデータのコピー・貼り付け・集計を自動化できます。

PADのインストールと基本設定：

• Windows 10/11に無料でインストール可能（Microsoft公式）
• 「レコーディング機能」で操作を記録するだけでフローが生成される

自動化の流れ（例）：

1. PADのデスクトップレコーダーを起動
2. 実際にExcelを開いてデータをコピーし、報告書テンプレートに貼り付ける操作を実行
3. 記録が完了すると自動でフローが生成される
4. 以後は「実行」ボタンを押すだけで同じ操作が自動で行われる

自動化を始めるための最初のステップ

「難しそう」と感じた方は、まずiPhoneのショートカットアプリの「ギャラリー」を見てみてください。多くの便利な自動化が既に用意されており、「追加」ボタンを押すだけで使えます。

おすすめのはじめの一歩：

• iPhoneのアラームを設定する時刻に「タスクリストを通知する」ショートカット
• 「おはようございます」と言うだけで天気と今日の予定を読み上げるショートカット
• 充電接続時に「おやすみモード」が自動でオンになるショートカット

まとめ

• 自動化に向いているのは「繰り返し・手順が決まっている・ミスが起きやすい」作業
• iPhoneのショートカットアプリで退勤通知・ファイル整理などを自動化できる
• MacのAutomatorでPDFの整理・リネームを自動化できる
• Windows Power Automate Desktopはレコーディング機能でExcel操作を自動化できる
• まずiPhoneショートカットのギャラリーから始めると手軽に自動化を体験できる

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