業務マニュアルを30分で作る方法

こんにちは、暮らしとお金のカフェへようこそ。今日は仕事をもっとうまく回すためのヒントをお届けします。

「マニュアルを作る時間がない」を解決する考え方

「マニュアルを作った方がいいのはわかっているけど、作る時間がない」——チームや職場でよく聞く言葉です。でも実際には、マニュアルがないことで発生している「毎回同じことを説明する時間」や「引き継ぎに費やす時間」の方が、はるかに大きいことが多いです。

適切なマニュアルが1本あれば、新人への説明時間が半分になり、自分が休んでも仕事が回り、引き継ぎがスムーズになります。

「完璧なマニュアル」を目指すのではなく「とりあえず使えるマニュアル」を30分で作る——そのアプローチをお伝えします。

30分マニュアル作成の基本戦略——「動画＋箇条書き」の組み合わせ

マニュアル作成でよくある失敗は、「ゼロから丁寧な文書を書こうとすること」です。

スクリーンショットを大量に撮影
手順ごとに説明文を丁寧に書く
見た目を整えるのに時間がかかる

このやり方では、1本のマニュアルに数時間かかってしまいます。

最速で「使えるマニュアル」を作るには、「動画（画面録画）＋箇条書き補足メモ」 の組み合わせが最強です。

方法	時間	伝わりやすさ	検索性
文書のみ（従来型）	2〜4時間	中（画像がないとわかりにくい）	高
動画のみ	15〜30分	高（操作がリアルに見える）	低（後で探せない）
動画＋箇条書き（推奨）	30〜45分	高	中〜高

ステップ①：画面録画で実演する（約15〜20分）

複雑な業務手順を文章で説明するのは難しい——でも動画なら直感的に伝わります。

ツール	特徴	料金
Loom	顔出し＋画面録画・URLで共有が簡単	無料（5分/本まで）〜有料
Screencastify（Chrome拡張）	ブラウザ上の操作録画に特化	無料〜有料
QuickTime Player（Mac標準）	追加インストール不要	無料
Xbox Game Bar（Windows標準）	Windows標準・追加不要	無料

画面録画マニュアルの作り方

録画前に一度通しでやってみる：頭の中で手順を確認して、「どこで詰まるか」を把握しておく
録画開始と同時に声で実況する：「まず○○を開きます」「ここで△△を選ぶ注意点があります」など、操作と同時に声で解説する
失敗したポイントも残しておく：「ここは間違えやすい」という注意事項が動画に残ると、後で見る人の助けになる
5〜10分の動画にまとめる：30分を超える動画は見られにくい。長い場合は複数本に分ける

録画中の声がけポイント

「今○○をクリックします」だけでなく、以下の情報も声で補足すると理解度が上がります：

なぜこの操作が必要か（目的）
間違えやすい点・注意事項
エラーが出た場合の対処法
次のステップへのつながり

ステップ②：箇条書き補足メモを作る（約10〜15分）

動画だけでは「後でこの手順をもう一度確認したい」ときに探しにくいです。箇条書きの補足メモを添えることで、検索性と参照のしやすさが大幅に上がります。

補足メモのフォーマット（テンプレート）

【業務名】○○の手順
【対象者】新入社員・異動者
【最終更新日】202X年XX月XX日
【動画URL】https://loom.com/share/...

■ 事前準備
・必要なもの：○○・△△・□□
・アクセス権限：○○システムへのログインが必要

■ 手順（概要）
1. ○○を開く
2. △△を選択する
3. □□に入力して「送信」を押す
4. 確認画面で内容をチェックして「完了」

■ 注意事項・よくあるエラー
・手順3で△△が表示されない場合：□□の設定を確認する
・エラーコード123が出た場合：○○部門に連絡する

■ 問い合わせ先
・担当：○○さん（内線：XXX）

このフォーマットであれば、10〜15分で作成できます。

補足メモを置く場所

ツール	おすすめポイント
Notion	チーム共有・検索・バージョン管理が楽
Google ドライブ（ドキュメント）	社内共有が簡単・コメント機能あり
Confluence	会社の社内Wikiに統合できる
社内SharePoint	Microsoft環境のチームに適合

重要なのは「チーム全員がアクセスできる場所」に置くことです。

ステップ③：バージョン管理を徹底する（5分で設定）

マニュアルは一度作って終わりではありません。システムの変更・手順の変化・法令改定などで内容が古くなります。

バージョン管理の最低限のルール

最終更新日を必ず冒頭に書く：「最終更新：202X年XX月XX日」
月1回の見直し日を決める：カレンダーに「マニュアル見直しデー」を設定する
「このマニュアルが最新版」の置き場所を周知する：古いバージョンと混在しないよう、正式版の場所を明確に

変更があったときの手順

変更点のみを更新する（全体を書き直す必要はない）
更新日を変更する
変更点をチャットで周知する（「○○の手順を更新しました。変更点は△△です」）

どの業務からマニュアルを作るか——優先順位の考え方

「全部の業務をマニュアル化しよう」とすると挫折します。優先度の高い業務から始めましょう。

マニュアル化の優先度チェックリスト

優先度が高いのは次の条件を複数満たす業務です：

月に複数回発生する繰り返し業務
複数人が関わる・または引き継ぎが必要な業務
「毎回説明している」と感じている業務
手順を間違えるとトラブルにつながる業務
自分しか知らない「属人化」している業務

業務マニュアルの作成順序（例）

自分しかできない業務（属人化リスクが最高）
新人・異動者がすぐ使う業務（教育コスト削減効果が高い）
エラーが起きやすい業務（ミス防止効果が高い）

AIを活用した時短マニュアル作成

最近では、ChatGPTやClaude（AI）を使ってマニュアル作成を加速させる方法も広まっています。

手順の例

自分が手順をメモ書きで書く（5〜10分）
AIに「以下の手順をわかりやすいマニュアル形式に書き直してください」と依頼する（1〜2分）
出来上がった文章を確認・修正する（5〜10分）

この方法で、文書形式のマニュアルを15〜20分で作成できます。

まとめ

業務マニュアルを30分で作るためのポイントをまとめます。

「動画＋箇条書き」の組み合わせが最速：動画で実演（15〜20分）＋補足メモ（10〜15分）
Loomなどの画面録画ツールを活用する：URLで共有・5〜10分の動画に収める
補足メモは定型フォーマットで作る：更新日・手順概要・注意事項・問い合わせ先の4項目
バージョン管理の仕組みを作る：最終更新日の明記・月1回の見直しデーを設定する
優先順位の高い業務から始める：属人化業務・繰り返し業務・新人が使う業務を先に

まず明日、「自分が毎回説明している業務」を1本だけ画面録画してみましょう。完璧でなくていいので、「まず存在する」ことが大切です。

暮らしとお金のカフェでは、生活のあらゆる場面で役立つ情報をやさしくお届けしています。ぜひ他の記事もご覧ください。