クラウドストレージを目的別に使い分ける

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「1つのストレージに全部入れる」が招く問題

カフェでデータ管理の話をしていると、「iCloudに全部入れている」「Googleドライブに何でも保存している」という人が多いです。1つのサービスにまとめるのはシンプルで良いのですが、いくつかのリスクがあります。

1つのサービスに依存するリスク

リスク	具体的な状況
サービス障害	障害が起きると全データにアクセスできなくなる
容量問題	無料容量が写真と書類で埋まり、どちらも使いにくくなる
共有設定の複雑化	仕事・プライベートが混在して管理しにくくなる
解約・料金変更リスク	サービス側の価格変更や終了の影響を一身に受ける

クラウドストレージを「用途別に使い分ける」ことで、これらのリスクを分散させながら、それぞれのサービスの得意分野を最大限に活用できます。

3大用途の使い分け早見表

写真・動画は容量が大きく増え続けるため、専用サービスで管理するのが正解です。Googleフォトは写真管理サービスの中で最も検索機能が優れています。

Googleフォトの優れた検索機能

注意点： 2021年以降、Googleフォトの無料保存は容量に含まれます（15GB上限）。家族の写真が多い場合は月250円〜の有料プラン（Google One）が必要になることが多いです。

さらに、万が一のサービス終了やアカウント停止に備え、年1回は外付けHDDにもバックアップを取ることをおすすめします。

仕事・副業の資料は「共有・編集・共同作業」が前提となることが多いため、共同編集機能が充実したサービスが最適です。

GoogleドライブとOneDriveの比較

権限管理に注意： 仕事資料を共有するときは「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」の3段階の権限を使い分けましょう。誤って全権限で共有してしまうと、相手が内容を削除・変更できてしまいます。

大切なデータは「3-2-1バックアップルール」で管理することが理想です。

3-2-1バックアップルールとは

「家が火事になっても、水害が起きても」データが残る状態を目指します。子どもの写真や仕事の重要書類ほど、この原則が重要です。

Dropboxをバックアップに使う理由： Dropboxは「削除したファイルを180日間復元できる」機能があります。誤って削除してしまっても、半年以内であれば元に戻せる安心感があります。

クラウドストレージを使い分けると決めたら、フォルダ構成を統一しておくと管理が楽になります。

おすすめのフォルダ構成例（仕事用 Google Drive）

Google Drive/
├── 01_進行中プロジェクト/
│   ├── クライアントA/
│   └── クライアントB/
├── 02_完了済み/
├── 03_請求書・契約書/
├── 04_自己学習・研究/
└── 05_テンプレート/

フォルダ名の先頭に番号を振ると、自動的に優先度順に並びます。

クラウドストレージを使う上でのセキュリティ習慣をまとめます。

1つのサービスに依存するとサービス障害・容量問題・共有設定の複雑化のリスクがある
家族写真はGoogleフォト（検索性が優秀）、仕事資料はGoogleドライブまたはOneDrive（共同編集が強い）、バックアップはDropbox＋外付けHDDで使い分けるのが王道
3-2-1バックアップルール（3コピー・2媒体・1オフサイト）で大切なデータを守る
仕事資料の共有は権限設定（閲覧のみ・コメント可・編集可）を適切に設定する
2段階認証・共有リンクの期限設定・遠隔ロック準備の3つでセキュリティを高める

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